Особенности стилистики деловых документов

В любом документе важно соблюдать правила грамматики, которая не только является элементом культуры, но и важнейшим условием эффективного воздействия на адресата. Ошибки в тексте, опечатки, описки – все это снижает общий культурный уровень текста, отрицательно влияет на качество восприятия содержащейся в тексте информации.

Большое значение имеет также стилистика речи делового документа. В официальных документах применяется официально-деловой стиль. Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, применяемая в сфере официально-деловых отношений и управления.[3]

Основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю

Рассмотрим основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю деловых документов:

1. Стандартизация изложения, основанная на использовании большого количества терминов, оборотов, языковых формул, которая охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, способствует их пониманию и оптимизации документооборота в целом.

2. Нейтральный тон изложения - норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральный тон исключает возможность употребления эмоционально окрашенных языковых средств, личностных и субъективных суждений и оценок.

Эмоции в деловых документах допускаются ограниченно (приглашения, корпоративные поздравления и др.). Цель большинства документов – убедить адресата, заинтересовать его действовать в нужном направлении, достигаемая не языковыми формами, а содержанием.

3. Ясность, точность, определенность, однозначность и единообразие формулировок. Достигаются, в основном, за счет правильности композиционной структуры текста, логичности, продуманности и четкости формулировок, отсутствия образных выражений.

4. Лаконичность и разумная краткость в изложении текста, связанная с требованием уменьшением объема текста. Исключает речевую избыточность, неоправданные повторы, излишние подробности. При этом, содержание должно быть убедительным и аргументированным. Точные даты, бесспорные факты и выводы – обязательное условие официально-делового стиля.

5. Использование языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, применяемых в неизменном виде. Кроме выражения типового содержания они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не может обладать достаточной юридической силой. Примеры часто используемых языковых формул:

  • Сообщаем, что в период с… по …;
  • Сообщаем, что по состоянию на …;
  • Направляем Вам согласованный …;
  • Просим Вас рассмотреть вопрос о …;
  • Проверкой установлено, что …;
  • В связи с отсутствием финансовой помощи…;
  • В связи со сложной экономической ситуацией …;
  • В соответствии с Вашим письмом …;
  • В порядке проведения совместной работы …;
  • В соответствии с протоколом …;
  • В подтверждение договоренности …;
  • Гарантируем возврат кредита в сумме …;
  • Оплату гарантируем …;
  • Контроль за выполнением возлагается на …;
  • Направляем на рассмотрение и утверждение…[3]

6. Использование профессиональной и специальной лексики. Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов:

  • Термин – слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности называется терминологией. Термины, используемые в управленческой документации, должны соответствовать действующим терминологическим словарям и ГОСТам.
    Важно, чтобы употребляемые термины были понятны адресату. В случае сомнения возможно: дать официальное определение термина или расшифровать его значение словами нейтральной лексики, заменить термин на общепринятое выражение.
  • Профессионализм – неофициальный заменитель термина. Профессионализмы возникают в случае, когда специальная область деятельности не имеет собственной терминологии. Подобные словообразования могут применяться только в устной речи, их использование в деловых документах не желательно.
  • Жаргонно-профессиональные слова - вид профессионального просторечья и их использование в любых официальных случаях не допустимо.

7. Применение лексических и графических сокращений. Различают два основных вида сокращения слов:

  • Лексические сокращения (аббревиатуры) – сокращения, образованные из первых букв слов (слов, входящих в словосочетание) и произносимые при чтении в сокращенной, а не полной форме. Например: СНГ, ООО, МЧС, ГОСТ, ГУМ, главбух, пединститут, спецназ и др.
  • Если при чтении сокращение произносится в полной форме (например: т.е. - «то есть», а не «те»), то это графическое сокращение, образованное усечением слов и обозначенное точками, косой чертой, дефисом. Например: млн., млрд., км., кв. м., п/п, ю.-в. и др.

В деловых документах допускается использование только официально принятых сокращений, обозначений и терминов, которые закреплены в ГОСТах и «Словаре сокращений русского языка» (под ред. Д.М. Алексеева). Примеры часто встречающихся общепринятых сокращений представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Общепринятые сокращения, используемые в текстах деловых документов
Сокращение Слово (словосочетание) Сокращение Слово (словосочетание)
см. смотри гр., гр-н, гр-не гражданин, граждане
ср. сравни г-ну, г-же господину, госпоже (рекомендуется не сокращать)
экз. экземпляр деп. депутат
стр. страница гос. государственный
ежедн. ежедневневно гос-во государство
и др. и другие бул. бульвар
и т.д. и так далее м/р микрорайон
долл. доллар обл. область
р., руб. рубль г. город
тыс. руб. тысяч рублей пер. переулок
в., вв. век, века пр. проспект
г., гг. год, годы ул. улица
ж.-д. железнодорожный пл. площадь
изд-во издательство пос. поселок

8. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже, например:

  • Предлагаемые Вами варианты решений вопроса о реконструкции систем отопления жилых домов и административных зданий...
  • Полностью разделяем необходимость обсуждения конкретных вопросов дальнейшего сотрудничества.
  • Согласно штатному расписанию…

9. Употребление словосочетаний с отглагольными существительными со значением действия, например:

  • о предоставлении отпуска…;
  • выдвижение кандидатов…;
  • …установлением долгосрочных отношений.

10. Простота изложения заключается в преимущественном употреблении простых коротких предложений. Следует избегать большого количества причастных и деепричастных оборотов, отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения.

Другие статьи по данной теме:

Список использованных источников

  1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
  2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;
  3. Логинова Н.К. Делопроизводство и корреспонденция. Учебно-методическое пособие. УрГЭУ, 2007.;
  4. «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).




Делопроизводство
Этика и психология делового общения
Методы исследования


2012-2015 © Лана Забродская (в Google+). При копировании материалов сайта ссылка на источник обязательна